Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта, на фазе инициации, обычно разрабатывается неофициальный предварительный план – грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи проекта и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов
Планирование проекта – это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта, а системы управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
Планы – это основные документы, обеспечивающие взаимодействие всех участников проекта и ориентацию их на достижение конечной цели. Как правило, план проекта не остается неизменным и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.
Планы разрабатываются на всех этапах жизненного цикла проекта и в зависимости от уровня различаются концептуальные, стратегические, текущие и оперативные планы.
Концептуальный план определяет цели и задачи проекта. В нем рассматриваются различные возможные варианты организации работ проекта, оцениваются их положительные и отрицательные стороны, устанавливаются основные точки контроля, проводится предварительная оценка стоимости и объемов ресурсов. Такой план принято называть бизнес-планом, он разрабатывается в фазе инициации проекта.
Стратегический план обеспечивает общее видение проекта. Он устанавливает:
1 целевые этапы и основные точки контроля;
2 сроки завершения комплекса работ;
3 организации-исполнители и порядок их взаимодействия;
4 поэтапные потребности в ресурсах.
На этом этапе руководитель проекта согласовывает и решает возникающие вопросы с заказчиком, знакомит с планом работ свою команду. При этом особое внимание обращается на промежуточные этапы с целью распределения работ по отдельным группам участников или подразделениям. Стратегический план является результатом работ, выполняемых в фазе планирования.
Текущий план уточняет потребности в ресурсах, сроки выполнения работ отдельными исполнителями, взаимодействие между ними.
Оперативный план еще более детализирует задания исполнителям на небольшие отрезки времени. Текущие и оперативные планы опираются на стратегический базовый план работ по проекту и могут разрабатываться непосредственно в ходе исполнения работ